第十八章 会议场合怎样说话
一言堂,主持人在上面唱独角戏,就失去了集思广益、各抒己见的本意,也不利于充分发扬民主。领导的水平并不体现在以个人权威将自己的意图强加于人,虽然要有“惟我独尊”的威仪,但在方法上要注意灵活多变。在会议上要善于提问,积极引导,使会场呈现出一种生动活泼、毫不拘谨的局面,才有可能从各种不同角度、不同侧面发现问题、提出问题、分析问题、解决问题。
与活跃的讨论形成鲜明对照的是无人发言或一部分人毫无反应的现象。无人发言可能是人们对某个问题还似明非明,难于发表看法。你不妨以这样的话语加以点拨:“这个问题正面一时看不清,假如反过来看呢?从它究竟有多少弊端的角度看,是否应下决心解决呢?”
对于沉默不语的人可以试试激将法:“老黄,您今天一言不发,看来是想‘金杯漱口了!’”
旁边可能会有人接口:“老黄向来能说会道,今天怎么会甘拜下风呢?”这样一激,老黄还能不一吐宏论吗?或者你可采用迂回方式引他开口:“小张,你一直保持沉默,是不是身体不舒服?”对方可能会予以反驳,你正好顺水推舟:“那你就是有不同意见了,说出来让大家听听好吗?”有时也可以就某人的发言因势利导,引导大家顺此深入讨论:“老郑认为我校提高教学质量的关键,不在于严格考勤、考试上,而在于联系实际改进教学方法,说得很有道理。大家对此议论一下吧!”对老郑是个鼓励,大家讨论也有了方向,会议就会深入一步。
主持人打开局面,引导会议进行的技巧水平取决于他的认识水平和良好的思维能力。主持人要能够洞察现场情势,抓住众人共同关心的话题,广开言路。你可以身先士卒,带头发言,为他人作好铺垫;也可以语调亲切,言语诙谐,吸引与会者的注意力,使那些持漠然态度者也能积极投入;也可以层层设问,启迪思考,借助“头脑风暴”(brainstorm)倾听更多意见。会议局面的展开有赖于领导者的引导能力,但根本上还在于领导者应具备较好的素质。
做好会议的总结发言
做什么事情务求善始善终,成功的会议总结方式也很重要。“虎头蛇尾”会令与会者有草草收场之感,该明确的认识还模模糊糊,该布署的任务也没有落实,结果大家觉得无所适从,一切照旧。通过会议要收到的预想效果没有实现,白白浪费时间做了无用功。好的总结方式可以起到画龙点睛的作用,强化与会者的记忆,统一认识,并再次鼓动大家的情绪,有效提高会议讨论的质量,巩固讨论业已取得的成果。
可以用总结归纳的方式把会议的主要成果提纲挈领地概括出来,加深与会者的印象。如说:“今天我们学习了×文件,主要收获是……,弄清了以下问题……。现在,方向已经明确,路子已经找到,让我们今后在各自的岗位上大显身手吧!”这恐怕是最简单、最普遍的总结方式,清楚易懂,对与会者给予了有效的指导。
想要一次解决所有问题是不大可能的,也可以用在本次会议中提出而还未得到解决的问题作启发,为下次会议作铺垫。如说:“今天大家提出不少问题,其中‘为什么乱摊派之风屡禁不止?’提得很及时很深刻,只是限于时间,今天没有充分讨论。请大家会后广泛收集材料,深入思考,以便下次再议。”解决原有问题,发现新问题,力求工作中更进一步。
选择符合会议气氛和参加者的心理总结方式,或以豪言壮语鼓舞人心;或感同身受坚定信念;或语意激昂痛陈利弊,这些都有助于强化会议精神,引起与会者的共鸣。如在一次救灾总结讨论会上,主持人最后说:“世上总是好人多,天灾无情人有情,这次抢险救灾中,真正体现了一方有难,八方支援;一家受灾,千家关怀。这次讨论交流,大家畅谈了许多感人的事迹,使我们